Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE 4h.fi/ruovesi -sivujen kautta kerättäviin tietoihin.

Vastaavia tietoja voidaan kerätä ja voi olla aiemmin kerättynä ja arkistoituna myös paperisille lomakkeille (Esimerkiksi osallistujaluettelot) tai kerhopäiväkirjoihin. Tietoja säilytetään kunnes niiden säilyttäminen ei enää kyseisen toiminnan kannalta tai muista arkistointivelvoitteista johtuen ole perusteltua.  Jos paperisten henkilötietoluetteloiden kerääminen tai sähköisten tulostaminen paperille on tarpeen, tietoja säilytetään lukollisessa säilytyspaikassa.

Pvm:             25.5.2018
Viite:             Eu:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Rekisterinpitäjä

Nimi:             Ruoveden 4H -yhdistys ry

Osoite:         Honkalantie 16, 34600 Ruovesi

 

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Nimi:             Toiminnanjohtaja, Ruoveden 4H -yhdistys ry

Osoite:         Honkalantie 10, 34600 Ruovesi

Sähköposti: teija.perttula(a)4h.fi                                          

Puhelin:      050 526 5465

 

Rekisterin nimi : Nettisivujen www.4h.fi/ruovesi kautta kerättävät tiedot

1) Ilmoittautumiset kerhoihin, leireille ja kursseille

2) Työhakemukset

3) 4H-yritystoimintaan liittyvät hakemukset

4) Muut nettisivulomakkeiden kautta tehtävät yhteydenotot ja ilmoittautumiset

 

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus
1) Kerhojen, leirien ja kurssien ko. toimintaan liittyvä tiedotus ja yhteydenpito

2-3) Työhakemusten vastaanotto ja työnhakuprosessiin tarvittavien tietojen keräys, 4H-yritystoimintaan liittyvien tietojen keräys

4) Muiden yhteydenottojen vastaanotto ja niihin liittyvät toimenpiteet.
        Esimerkiksi tiedustelut ja yhteydenotot palautelomakkeella.

 

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

1) Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, vanhemman tiedot, sähköpostiosoite, ohjauksen ja osallistujan kannalta oleelliset tiedot (esim. allergiat)
 

2-3) Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työtehtävän kannalta oleellisten asioiden kuvailu, lomakkeen täyttäjien esiin nostamat asiat ja liitteet, 4H-yritystukihakemuksessa tilinumero.

3) Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteydenottoon liittyvät yksityiskohdat (kuten palautteen tai yhteydenoton kuvaus)

 

Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet

  1. Toteutuneen toiminnan jälkeen tiedot tilastoidaan määrällisesti ja osallistujalistat arkistoidaan 2 vuoden ajaksi tilastoinnin todentamista varten.
  2. Työnhakuprosessin ajan, kunnes työtehtävään valitun koeaika on ohitse.
  3. Yhteydenottoon liittyvän toiminnan mukaisesti yhteydenpitotarpeen päätyttyä.

Ko. rekisterit putsataan ja ajantasaistetaan noin kerran vuodessa.

Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)
Henkilöiden itse täyttäessä tiedot 4h.fi/ruovesi -nettisivujen lomakkeilla

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja käytetään vain Ruoveden 4H -yhdistyksen toiminnassa. Tietoja käsittelevät ko. toimintaan oleellisesti liittyvät henkilöt, esim. kurssin ohjaaja, kerhonohjaaja, työhaastattelijat, työpalvelutehtävän vastaanottanut nuori sekä heidän esimiehensä. Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei toiminta lähtökohtaisesti ole yhteistyössä järjestettyä (esim. Ruoveden kunnan kanssa yhteinen 4H-yritystuki)

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.

Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan Eu:n tietosuoja-asetusta.

Jäsenrekisteriä ylläpidämme sähköisessä tietokannassa. Jäsenrekisterin rekisteriselosteen löydät jäsenlomakkeen yhteydestä. Omat jäsentietosi tarkistat  Digitaaliselta jäsenkortiltasi.